Integritetspolicy för Pilgrimscentrum

Svenska kyrkan följer svensk och europeisk lagstiftning, och vi hanterar personuppgifter med omsorg. Här kan du läsa om hur Pilgrimscentrum Vadstena hanterar personuppgifter i sin verksamhet.

För hantering som gäller hela stiftsorganisationen och inte enbart Pilgrimscentrum hänvisar vi till Linköpings stifts integritetspolicy på stiftets webbplats.

Gästhem

När du bokar boende hos oss samlar vi vanligtvis in namn, adress, telefonnummer, e-postadress & betalkortsuppgifter från dig. Vi behöver dessa uppgifter för att kunna administrera bokningen, nå dig för information om din bokning och säkerställa att du är säker under tiden du bor här. Vår hantering grundar sig på det avtal du ingår genom att boka ett rum, och om du inte lämnar de personuppgifter vi efterfrågar kan vi inte genomföra bokningen.

Vi använder ett IT-system för att hantera din bokning, vilket innebär att systemleverantören kan komma att hantera dina personuppgifter. Dina personuppgifter tas bort ur vårt bokningssystem 18 månader efter din vistelse hos oss, men kan komma att bevaras i upp till sju år för att vi ska kunna följa bokföringslagens regler.

Nyhetsbrev

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev samtycker du till att vi behandlar din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet till dig. Vi behandlar dina uppgifter så länge vi har ditt samtycke att göra det. Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst, antingen genom att avregistrera dig via länken i det digitala nyhetsbrevet eller genom att kontakta oss. En gång om året gör vi ett utskick där vi tillfrågar dig om du fortfarande vill ta emot nyhetsbrevet.

Vi använder en tredjepartsleverantör för att göra våra utskick, vilket innebär att leverantören behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Vi har tecknat ett särskilt avtal med leverantören för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt.

Webbshop

Om du köper en produkt i vår webbshop behandlar vi de personuppgifter du lämnar till oss vid utcheckning i syfte att kunna hantera din order och leverera köpt produkt. Vi kan inte hantera din beställning om du inte lämnar dina personuppgifter till oss. Uppgifter om din order bevaras i tio år av preskriptionsskäl.

Vi använder en tredjepartsleverantör för hanteringen av beställningar i vår webbshop, vilket innebär att leverantören behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Vi har tecknat ett särskilt avtal med leverantören för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt.

Vi använder leverantören Stripe för kortbetalning. Stripe behandlar identitets- och transaktionsuppgifter i syfte att genomföra betalningen. Stripe behandlar även vissa av dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig, exempelvis i syfte att skydda och utveckla sina system och tjänster. Du kan läsa mer om hur Stripe behandlar personuppgifter i Stripes integritetspolicy (se särskilt avsnitt 1.2).

Pilgrimsvandring

Inför din vandring ber vi dig att fylla i ett formulär med frågor om varför du genomför vandringen. Det går bra att fylla i detta formulär helt anonymt, men om du lämnar ditt namn och din e-postadress till oss så kommer vi att behandla personuppgifter om dig. Detta gör vi med stöd av ditt samtycke.

Namn används till att förbereda ett vandringsdiplom, och e-postadressen används för att skicka information till dig kopplat till vandringen. Övrig information i formuläret är främst till för vår statistik om genomförda vandringar.

Du kan ta tillbaka ditt samtycke när som helst genom att kontakta oss. Om du tar tillbaka ditt samtycke så kommer vi fortfarande att spara anonym statistik om din vandring, men den kommer inte längre att vara kopplad till dig. I det fall du inte tagit tillbaka ditt samtycke bevarar vi informationen i ett år innan vi anonymiserar den.

Vi använder en tredjepartsleverantör för att registrera inlämnade formulär, vilket innebär att leverantören behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Vi har tecknat ett särskilt avtal med leverantören för att säkerställa att dina uppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt.

Pilgrim’s Welcome

Du som vill att ditt företag ska finnas med i vår kartguide för Pilgrim’s Welcome behöver lämna dina kontaktuppgifter till oss. Kontaktuppgifterna lämnas med stöd av vårt berättigade intresse att kunna komma i kontakt med dig vid frågor och annan kommunikation kopplad till Pilgrim’s Welcome. Personuppgifterna sparas så länge företaget fortfarande kvarstår i samarbetet och under förutsättning att de inte byts ut mot kontaktuppgifter till någon annan person på samma företag.

Vi delar inte dina kontaktuppgifter öppet. Vi använder dock IT-system för att hantera dina kontaktuppgifter, vilket innebär att systemleverantörer kan komma att hantera uppgifterna i fråga. I de fallen har vi säkerställt genom ett särskilt avtal att de bara gör det enligt våra instruktioner.

Övriga arrangemang

När du anmäler dig och eventuella andra deltagare till ett arrangemang genom Din Kurs/Trippus samlar vi vanligtvis in namn, e-postadress och ibland telefonnummer från dig. Om du ska betala via faktura efterfrågar vi även din adress, och det finns även en möjlighet att ange om du eller någon annan i din grupp ska ha specialkost vid de tillfällen mat eller fika ska serveras. Vi behöver uppgifterna för att administrera arrangemanget och din anmälan, genomföra arrangemanget i fråga och servera rätt mat till de som deltar. Vår hantering grundar sig på det avtal du och de andra deltagarna ingår genom att anmäla er till arrangemanget.

Om du bokar in ett arrangemang för en grupp för din organisations räkning behandlar vi i stället uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, din funktion och vilken organisation du företräder. Vi behöver uppgifterna för att administrera bokningen, kommunicera med gruppledare kring arrangemanget och slutligen genomföra arrangemanget i fråga på ett ändamålsenligt sätt. Vår hantering grundar sig på vårt berättigade intresse av att kunna anordna det önskade grupparrangemanget enligt era önskemål.

I de fall vi behandlar uppgifter om matallergier kopplar vi dem vanligtvis inte till specifika individer. Om vi gör det sker den hanteringen med stöd av samtycke.

Vi använder IT-system för att administrera våra arrangemang, vilket innebär att systemleverantörer kan komma att hantera dina personuppgifter. I de fallen har vi säkerställt genom ett särskilt avtal att de bara gör det enligt våra instruktioner.

Fakturaunderlag sparas i sju år efter räkenskapsårets slut i enlighet med bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part direkt efter arrangemanget.

Pilgrimsvärdar och volontärer

Om du engagerar dig som pilgrimsvärd eller annan volontär hos oss hanterar vi ditt namn, telefonnummer och e-postadress för att vi ska kunna kontakta dig och bjuda in dig att återkomma som volontär nästa år. Vi gör detta med stöd av vårt berättigade intresse att kunna ta in volontärer i vår verksamhet. Uppgifterna sparas under tiden du är volontär och rensas efter ett år om du inte återkommer som volontär igen innan dess.

Förbön

Om du mejlar in en förbön till oss innebär det att vi får in ditt namn, din e-postadress och innehållet i själva bönen. Bönen hanteras i vårt e-postsystem och raderas så snart vi skrivit in den i vår förbönsbok. Innan bönen läses upp anonymiseras eventuella personuppgifter i bönen, t.ex. genom att endast nämna förnamn i stället för hela namn, så att det inte går att identifiera enskilda personer. Böner du själv skriver in i vår förbönsbok kommer inte att rensas eller ändras på något vis.

Mer information och kontaktvägar

Linköpings stift, org.nr. 252010-0021, ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter enligt ovan. För mer information om hur Linköpings stift hanterar personuppgifter, se integritetspolicyn på Linköpings stifts webbplats. Där hittar du även information om vilka rättigheter du har samt kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud.

Vår Coronapolicy

Precis som du, så följer vi på Pilgrimscentrum givetvis utvecklingen kring Covid-19 / Coronaviruset på såväl lokal, regional som nationell nivå med stor uppmärksamhet. Varje dag ser vi över våra rutiner, vidtar eventuella nya åtgärder och säkerställer en så säker och trygg miljö som möjligt. Så ser det ut i den vanliga vardagen och nu får dessa rutiner förstås extra stort utrymme!

Vi uppmanar alla våra besökare att vara noga med att hålla distans. Att börja med att tvätta händerna med tvål och vatten i minst 20 sekunder. Det finns förstås även tillgång till handsprit. 

Hur det ser ut i sommar när vandringssäsongen är i gång går inte att förutspå. Vi uppmuntrar därför er som tänkt vandra att följa de restriktioner för resor som finns och själv göra bedömningen om det är lämpligt att genomföra en vandring eller ej.

Här kan du följa läget
Regeringskansliet – www.regeringen.se
Folkhälsomyndigheten – www.folkhalsomyndigheten.se
Krisinformation – www.krisinformation.se

Tillsammans gör vi det bästa möjliga av denna ovanliga situation och tillsammans ser vi till att göra det möjligt att du som gäst också fortsatt ska känna dig trygg och säker och varmt välkommen till oss på Pilgrimscentrum.

Hälsningar
Medarbetarna på Pilgrimscentrum